Zoals vastgesteld tijdens de Algemene ledenvergadering op 26 mei 2018 te De Bilt.
In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van Nationale Bond voor EHBO omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.
Artikel 1 Begrippen 1. Het bestuur van de Nationale Bond zijn de mensen die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. 2. De Nationale Bond kent leden: persoonlijke leden, ereleden en leden van een aangesloten EHBO-vereniging. Leden zijn alle leden die zijn ingeschreven in de online ledenadministratie. 3. De online ledenadministratie betreft de online ledenadministratie van de Nationale Bond voor EHBO. 4. Onder persoonsgegevens wordt bij voorbeeld verstaan: achternaam, voornaam, geboortedatum, postadres, e-mailadres, diplomanummer en geldigheidsduur, telefoonnummer, bestuursfunctie. 5. De bewaartermijn bij de secretaris geldt voor het opslaan van het papieren archief. 6. Een verwerkersovereenkomst is een overeenkomst tussen de Nationale Bond voor EHBO en een verwerker van de persoonsgegevens. Dit zal worden opgesteld voor zover dit van toepassing zal zijn.
Artikel 2 Beheer van de persoonsgegevens 1. De in artikel 1 onder punt 4 genoemde gegevens worden door een aangesloten EHBO-vereniging verwerkt en beheerd in de online ledenadministratie. De aangesloten vereniging heeft het beheer geregeld in een eigen privacyreglement. 2. Het verenigingsbureau heeft door middel van een verwerkersovereenkomst toegang tot de online ledenadministratie. 3. De voorzitter, secretaris en penningmeester van de Nationale Bond kunnen gegevens opvragen bij het verenigingsbureau. 4. De Nationale Bond heeft de volgende persoonsgegevens nodig voor het goed kunnen besturen van de landelijke organisatie. De gegevens worden gebruikt voor bijvoorbeeld de volgende doeleinden:
a. Het uitnodigen voor de algemene ledenvergadering (mailadres en/of postadres van de vereniging/secretaris); b. Het versturen van het magazine Eerste Hulp aan alleen die leden waarvan is aangegeven dat het blad op het aangegeven adres moet worden toegestuurd (postadres, postcode, woonplaats); c. Uitreiking van een onderscheiding (inschrijfdatum lidmaatschap, diplomanummer en geldigheidsduur diploma); d. Om functionarissen aan te kunnen schrijven (bestuursfunctie, contactgegevens);
5. Als de onder lid 2 en 3 genoemde organisatie en/of personen een back-up of export maken, gebeurt dat op de eigen computer.
Artikel 3 Bewaren van de persoonsgegevens 1. De bewaartermijn van het bestand zoals genoemd in artikel 2.5 en het papieren archief is maximaal één kalenderjaar in verband met archivering voor het opmaken van het jaarverslag (Art. 5.1.b, art. 89 uit het AVG); 2. Persoonsgegevens zullen nooit op een draagbare digitale gegevensdrager zoals een USB-stick worden opgeslagen, vanwege het gevaar van verlies. 3. De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon lid is van de Nationale Bond voor EHBO. 4. Zodra het lid zijn lidmaatschap heeft opgezegd, zullen de persoonsgegevens binnen een jaar worden verwijderd uit de online ledenadministratie dan wel geheel worden geanonimiseerd. 5. Eventuele back-up’s van de ledenadministratie, die niet online bereikbaar zijn, zullen uiterlijk 2 jaar worden bewaard.
Artikel 4 Verstrekken van de persoonsgegevens 1. Persoonsgegevens van leden worden NIET verspreid aan derden en eigen leden.. 2. De persoonsgegevens worden desgevraagd gedeeld met de bestuursleden van de Nationale Bond voor EHBO zoals genoemd in artikel 2 lid 3. 3. Bij het versturen van berichten aan een aantal leden tegelijkertijd wordt er altijd gebruik gemaakt van de BCC-optie zodat het mailadres niet zichtbaar is voor andere leden.
Artikel 5 Rechten van een lid 1. Een lid kan altijd aan de Nationale Bond voor EHBO vragen welke persoonsgegevens worden verwerkt en hoe ze worden opgeslagen. Uiterlijk binnen vier weken wordt inzage verstrekt in de opgenomen persoonsgegevens. 2. Een lid kan altijd de toestemming voor het verwerken van gegevens intrekken. 3. Een persoonlijk lid geeft actief en ondubbelzinnig toestemming voor het verwerken en opslaan van de persoonsgegevens door op het inschrijfformulier een hokje aan te kruisen. Als een persoonlijk lid dit niet doet is er dus geen toestemming gegeven voor het verwerken en opslaan van de persoonsgegevens. Het bestuur kan dan besluiten om het lidmaatschap van het betreffende lid te beëindigen.
Artikel 6 Beeldmateriaal 1. Tijdens activiteiten van de Nationale Bond voor EHBO kan beeldmateriaal, zoals foto’s en video-opnamen worden gemaakt van de deelnemers en hulpverleners. 2. Een lid kan aangeven dat hij/zij niet zichtbaar wil zijn op het beeldmateriaal. Dat gebeurt bij voorkeur op het moment dat begonnen wordt met het maken van foto’s of videopnamen. Ook achteraf kan een lid kenbaar maken dat hij/zij niet wil dat hij//zij zichtbaar in beeld is. 3. Bij inschrijving als persoonlijk lid van de vereniging wordt het lid gevraagd om aan te kruisen of hij/zij toestemming verleent voor gebruik van het beeldmateriaal waarop het lid zichtbaar in beeld is. Indien het lid geen toestemming geeft wordt al het beeldmateriaal waarop het lid zichtbaar is zoveel als mogelijk vernietigd en niet gebruikt voor publicatie. 4. Het beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor bijvoorbeeld een jaarverslag, nieuwsbrief, website of een presentatie bij één van de activiteiten van EHBO.
Artikel 7 Geluidsopnames: 1. Er wordt vooraf toestemming gevraagd als men een geluidsopname wil maken. 2. Geluidsfragmenten mogen niet worden gebruikt of verspreid zonder nadrukkelijke toestemming voor gebruik of verspreiding.
Artikel 8 Privacybeleid 1. Het privacybeleid is een vast agendapunt van de algemene ledenvergadering. 2. Tijdens de algemene ledenvergadering zal het bestuur verslag uitbrengen.
Artikel 9 Website 1. De website van de Nationale Bond kan verwijzingen (bijv. hyperlink, button of banner) bevatten naar andere sites. 2. De Nationale Bond voor EHBO hoeft niet automatisch verbonden te zijn met deze website of de eigenaren daarvan. 3. De Nationale Bond voor EHBO is niet verantwoordelijk voor de naleving van de AVG door deze derden.
Artikel 10 Datalek 1. Bij een grove schending van rechten van betrokkenen, zoals het lekken van gegevens, zal de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld. 2. Bij een slechts geringe kans op schending van rechten van betrokkenen zal de Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld (art. 33.1 van de AVG). 3. In alle gevallen zullen de betrokken leden direct in kennis worden gesteld. 4. De secretaris van het bestuur zal een registratie van de genomen acties bijhouden. 5. De Nationale Bond stelt een protocol op hoe men om dient te gaan met een datalek.
Artikel 11 Sancties Overtreding van dit privacyreglement kan voor bestuursleden en leden van de Nationale Bond voor EHBO betekenen dat er maatregelen worden getroffen
Artikel 12 Onvoorziene omstandigheden In gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit privacyreglement beslist de verantwoordelijke.
Artikel 13 Openbaarmaking en inwerkingtreding Dit privacyreglement wordt op verzoek verstrekt of ter beschikking gesteld aan alle leden van de Nationale Bond. Het privacyreglement treedt in werking op 26 mei 2018.
Artikel 14 Slotbepaling Onverminderd het bepaalde in dit privacyreglement, zal op het verwerken van persoonsgegevens de op 25 mei 2018 in werking getreden AVG van toepassing zijn.